JUSTBILLITT-ANLEITUNG
So erstellst du eine Schweizer QR-Rechnung
Seit 2022 läuft jede in der Schweiz zahlbare Rechnung über die QR-Rechnung: ein genormter Zahlteil, den dein Kunde mit seiner Banking-App scannt. Hier steht, was sie enthält, welche drei Varianten es gibt, welche Fehler die Zahlung blockieren, und wie du aus einer einfachen WhatsApp-Nachricht eine konforme QR-Rechnung machst.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung (auf Französisch QR-facture, auf Englisch Swiss QR-bill) ist der offizielle Einzahlungsschein des Schweizer Finanzplatzes. Sie wurde am 30. Juni 2020 nach der Norm von SIX, der Schweizer Bankeninfrastruktur, eingeführt und ersetzt die alten orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine. Diese wurden am 30. September 2022 abgeschafft und werden seither von Banken und Post nicht mehr angenommen.
Konkret ist es ein Zahlteil unten auf der Rechnung (oder auf einem separaten Blatt) mit einem quadratischen QR-Code, in dessen Mitte ein Schweizer Kreuz steht. Alle Zahlungsinformationen stecken in diesem Code: deine IBAN, dein Name, der Betrag, die Währung, der Name des Zahlers und eine Referenz. Der Kunde muss nichts mehr abtippen.
Die drei Varianten der QR-Rechnung
Die Norm sieht drei Möglichkeiten vor, Konto und Referenz anzugeben. Welche du nimmst, hängt von deiner IBAN und vom Angebot deiner Bank ab.
QR-IBAN + QR-Referenz
Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN deiner Bank (ihre Institutsnummer liegt zwischen 30000 und 31999). Sie verlangt zwingend eine 27-stellige QR-Referenz, eindeutig pro Rechnung, mit der deine Bank Zahlungen automatisch zuordnen kann. Sie ist die Nachfolgerin des orangen ESR.
IBAN + SCOR-Referenz
Deine normale IBAN mit einer Creditor Reference nach dem internationalen Standard ISO 11649, die mit «RF» beginnt. Nützlich, wenn du auch ins Ausland fakturierst, bei Handwerkern aber wenig verbreitet.
IBAN ohne Referenz
Deine normale IBAN ohne strukturierte Referenz. Die Rechnungsnummer steht im Feld «Zusätzliche Informationen». Das ist die einfachste Variante und die Nachfolgerin des roten ES.
Was der Zahlteil enthält
Der Zahlteil misst 210 × 105 mm und steht unten auf einer A4-Seite. Er besteht aus zwei Teilen, und jedes Element hat seinen von der Norm festgelegten Platz:
- Der Empfangsschein, links — der Teil, den der Kunde behält, wenn er am Postschalter zahlt, mit Konto, Betrag und Adressen in Kleinschrift.
- Der Zahlteil, rechts — mit dem Swiss QR Code (46 × 46 mm) und dem Schweizer Kreuz in der Mitte.
- Betrag und Währung — nur CHF oder EUR. Der Betrag darf leer bleiben: dann trägt ihn der Kunde selbst ein.
- Der Zahlungsempfänger — dein Name (oder der deiner Firma), deine Adresse und deine IBAN oder QR-IBAN.
- Der Zahlungspflichtige — Name und Adresse deines Kunden, beim Scannen in seiner Banking-App bereits ausgefüllt.
- Referenz und zusätzliche Informationen — QR- oder SCOR-Referenz und eine freie Mitteilung von höchstens 140 Zeichen, zum Beispiel «Rechnung 2026-0042».
- Die Trennlinie — wird die Rechnung gedruckt, muss der Zahlteil durch eine Perforation oder eine Linie mit Scherensymbol vom Rest getrennt sein. Auf einem PDF per E-Mail oder WhatsApp ist die Linie einfach aufgedruckt.
So bezahlt dein Kunde
In seiner Banking-App oder im E-Banking wählt dein Kunde «Scannen» und hält die Kamera auf den QR-Code. Betrag, deine IBAN, dein Name und die Referenz sind schon ausgefüllt: er prüft und bestätigt. Das funktioniert ab dem Bildschirm eines Telefons genauso wie ab einem ausgedruckten Blatt.
Kann er nicht scannen, tippt er die Angaben von Hand ins E-Banking oder bringt den ausgedruckten Zahlteil an den Postschalter: Deshalb stehen alle Informationen neben dem Code auch in Klarschrift.
Die Fehler, die die Zahlung blockieren
Ein fehlerhafter QR-Code wird von der Banking-App abgelehnt, und dein Kunde ruft dich an, statt zu zahlen. Die häufigsten Ursachen:
- Eine falsch eingegebene IBAN — ein Zahlendreher und der Code ist ungültig, oder schlimmer, gültig für ein anderes Konto. Prüfe deine IBAN einmal auf deinem Kontoauszug.
- Eine unvollständige Adresse — die Norm verlangt Name, Strasse, Postleitzahl, Ort und Land des Zahlungsempfängers; ist die Adresse des Zahlers angegeben, muss auch sie vollständig sein.
- Ein Betrag in einer anderen Währung — nur CHF und EUR sind zulässig. Ein Betrag in Dollar oder Pfund kann nicht auf einer QR-Rechnung stehen.
- Ein selbst gebastelter QR-Code — ein mit einem allgemeinen Tool erzeugter QR-Code ist keine QR-Rechnung: Es fehlen das Schweizer Kreuz, die Datenstruktur oder die exakte Codierung, und die Banken lehnen ihn ab. Auch eine QR-IBAN ohne Referenz oder eine QR-Referenz mit falscher Prüfziffer wird abgewiesen.
Deine QR-Rechnung mit JustBillItt
Du musst weder einen Generator installieren noch eine Norm lernen. IBAN, Name und Adresse stehen in deinem Profil; der Rest passt in eine WhatsApp-Nachricht.
Du schreibst deine Rechnung auf WhatsApp
Name des Kunden, Leistungen und Preise, in normaler Sprache. Die Nachricht unten reicht.
Das PDF kommt mit dem QR-Zahlteil
Der Zahlteil wird von der offiziellen Bibliothek swissqrbill erzeugt, konform mit den Richtlinien von SIX. Schweizer (CH) und Liechtensteiner (LI) IBAN werden akzeptiert, mit automatischer QR-Referenz, wenn du eine QR-IBAN hast.
Du verschickst, dein Kunde scannt
Das PDF geht per WhatsApp oder E-Mail raus. Bei einem Versicherungsfall (Carrosserie, Garage) darf der Betrag leer bleiben: Die Versicherung trägt den Betrag ein, den sie akzeptiert.
Diese Angaben sind allgemein und folgen den Implementation Guidelines von SIX. Bei Zweifeln zu deiner QR-IBAN oder deiner Referenz frag deine Bank.
Häufige Fragen
Braucht es eine QR-IBAN?
Nein. Eine normale IBAN reicht für eine gültige QR-Rechnung. Die QR-IBAN ist nützlich, wenn du eine strukturierte 27-stellige Referenz für den automatischen Zahlungsabgleich willst, wie ihn vor allem Buchhaltungsprogramme bieten. Viele Selbstständige kommen ohne aus.
Kann man eine QR-Rechnung in Euro machen?
Ja, die Norm lässt Schweizer Franken und Euro zu. Das angegebene Konto muss Euro empfangen können: Frag bei deiner Bank nach, manche CHF-Konten nehmen EUR-Überweisungen mit Umrechnung an, andere nicht.
Muss der Zahlteil gedruckt werden?
Nein. Die QR-Rechnung kann als PDF verschickt und direkt ab Bildschirm bezahlt werden. Wenn du sie druckst, nimm weisses Papier, einen sauberen Druck und eine perforierte oder mit Scherensymbol markierte Trennlinie zwischen Zahlteil und Rest der Seite.
Was, wenn mein Kunde nicht scannen kann?
Alle Angaben stehen in Klarschrift auf dem Zahlteil: IBAN, Betrag, Referenz, Name. Er kann sie von Hand ins E-Banking eingeben oder mit dem ausgedruckten Zahlteil am Postschalter bezahlen.
Ist die QR-Rechnung Pflicht?
Kein Gesetz zwingt dich, einen Einzahlungsschein beizulegen. Aber seit dem 30. September 2022 werden die alten orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet, und bei einer Rechnung mit blosser IBAN im Text muss dein Kunde alles abtippen. In der Praxis ist die QR-Rechnung der Standard, den man in der Schweiz erwartet.
Wie prüfe ich, ob mein QR-Code gültig ist?
Der zuverlässigste Test: Scanne dein eigenes PDF mit deiner Banking-App. Erscheinen deine Angaben und der Betrag korrekt, ist der Zahlteil lesbar. Mehrere Banken und SIX bieten auch Online-Validatoren an. JustBillItt erzeugt keinen Zahlteil, wenn die Daten die Prüfung der Bibliothek nicht bestehen.
Deine erste QR-Rechnung mit einer Nachricht.
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