JUSTBILLITT-ANLEITUNG

Der Regierapport, von der Baustelle bis zur Rechnung.

Die geleisteten Stunden, das eingebaute Material, die Unterschrift des Kunden vor Ort: das macht eine Regierechnung unbestreitbar. Hier steht, was ein Regierapport enthalten muss, wann er unterschrieben wird, und wie das auf einem Telefon statt auf einem Block geht.

Was ist ein Regierapport?

Ein Regierapport hält fest, was tatsächlich gearbeitet wurde, wenn nicht pauschal, sondern nach Stunden und Material verrechnet wird. Der Monteur füllt ihn am Ende des Einsatzes aus, der Kunde unterschreibt, und diese Unterschrift sagt genau eines: die notierten Stunden und das Material entsprechen dem, was gemacht wurde.

Das ist der Durchschreibeblock der Notfalldienste, der Sanitäre, der Elektriker und der Heizungsmonteure. Sein Nutzen zeigt sich nicht am selben Tag, sondern drei Wochen später, wenn der Kunde die Rechnung hoch findet und die Stunden belegt werden müssen. Ohne unterschriebenen Rapport steht Erinnerung gegen Erinnerung.

Was ein Regierapport enthalten muss

• Wer — Name und Adresse der Firma, Name des Kunden und Adresse der Baustelle.
• Wann — das Datum des Einsatzes, und Beginn und Ende, wenn die Zeit verrechnet wird.
• Was — die Beschreibung der Arbeiten, Zeile für Zeile, in einer Sprache, die der Kunde versteht.
• Wie viel — die Stunden pro Person, der Stundenansatz, das eingebaute Material mit Mengen.
• Die Wegkosten — Pauschale, Kilometer oder Fahrzeit, je nach Vereinbarung.
• Das Total, oder eben keines — ein Regierapport darf ohne Betrag bleiben: die Abrechnung erfolgt dann auf der Rechnung.
• Die Unterschrift des Kunden — mit seinem Namen in Klarschrift, Datum und Uhrzeit.
• Eine Nummer — um den Rapport wiederzufinden, wenn die Rechnung bestritten wird.

Auftragsbestätigung oder Regierapport?

Beide werden unterschrieben, aber nicht zum selben Zeitpunkt und nicht aus demselben Grund. Die beiden zu verwechseln ist der häufigste Fehler.

Bei einem Notfalleinsatz haben beide ihren Platz: eine Auftragsbestätigung vor dem Demontieren, ein Regierapport, wenn die Arbeit fertig ist.

Auf dem Telefon unterschreiben lassen, nicht auf einem Block

Der Durchschreibeblock hat zwei Nachteile: das Blatt geht verloren, und man muss alles nochmals abtippen, um zu verrechnen. Mit JustBillItt entsteht der Beleg in WhatsApp und wird auf deinem Bildschirm mit dem Finger unterschrieben.

Vom signierten Beleg zur Rechnung

Ein unterschriebener Rapport nützt nichts, wenn er in einer Schuhschachtel landet. Die Rechnung übernimmt die Zeilen des Belegs, und der signierte Beleg liegt als Seite 2 des PDF bei: der Kunde erhält gleichzeitig die Abrechnung und den Nachweis, dass er sie akzeptiert hat.

Konkret schreibst du « facture bon B-0004 » auf WhatsApp, oder du klickst in deinem Bereich auf « Rechnung erstellen ». Die Rechnungsnummer folgt deiner gewohnten Reihe, und ein Beleg kann nur einmal verrechnet werden.

Hat eine Unterschrift auf einem Bildschirm Wert?

In der Schweiz braucht ein Vertrag grundsätzlich keine besondere Form, um gültig zu sein: das ist der Grundsatz der Formfreiheit (Art. 11 OR). Ein mit dem Finger auf einem Bildschirm unterschriebener Regierapport ist also zwischen Firma und Kunde gültig, genau wie es ein Blatt aus dem Block gewesen wäre.

Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur. Sie ist der eigenhändigen Unterschrift im Sinne des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur nicht gleichgestellt — dieser Status ist der qualifizierten elektronischen Signatur eines anerkannten Anbieters vorbehalten. Im Streitfall zählt die Beweiskraft: darum ist das signierte PDF unveränderbar, vom Server mit einem Zeitstempel versehen und mit einem digitalen Fingerabdruck verknüpft, der sich schon bei einem einzigen geänderten Zeichen ändert.

Häufige Fragen