JUSTBILLITT-ANLEITUNG
Was eine Rechnung in der Schweiz enthalten muss
Eine Schweizer Rechnung hat kein amtliches Formular, aber das Mehrwertsteuergesetz legt fest, welche Angaben ein Steuerpflichtiger darauf machen muss, und die Praxis fügt einige hinzu, die unbezahlte Rechnungen verhindern. Hier die Liste, die geltenden Sätze, der Fall ohne MwSt.-Pflicht, und was JustBillItt von selbst ausfüllt.
Die Pflichtangaben nach Mehrwertsteuergesetz
Bist du mehrwertsteuerpflichtig, zählt Artikel 26 Absatz 2 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) auf, was deine Rechnung enthalten muss, damit dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann:
- Dein Name und dein Ort — so, wie sie im Geschäftsverkehr auftreten, mit deiner UID und dem Zusatz MWST, zum Beispiel «CHE-123.456.789 MWST».
- Name und Ort des Empfängers — so, wie sie im Geschäftsverkehr auftreten.
- Datum oder Zeitraum der Leistung — falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum.
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung — was du gemacht hast, in Klartext: «Ersatz Boiler 80 l», «Malerarbeiten Wohnzimmer 42 m²».
- Das Entgelt — der zu zahlende Betrag.
- Steuersatz und Steuerbetrag — oder, wenn der Preis die Steuer einschliesst, genügt die Angabe des anwendbaren Satzes.
Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung: Auf Kassenzetteln bis CHF 400 sind die Angaben zum Empfänger nicht nötig (Art. 26 Abs. 3 MWSTG). Auf einer Handwerkerrechnung gibst du deinen Kunden immer vollständig an.
Die geltenden Mehrwertsteuersätze
Seit dem 1. Januar 2024 kennt die Schweiz drei Sätze. Der Satz steht auf der Rechnung neben dem Steuerbetrag.
Normalsatz — die grosse Mehrheit der Leistungen: Arbeiten, Reparaturen, Beratung, Materialverkauf.
Reduzierter Satz — Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher und Zeitungen, Medikamente.
Sondersatz für Beherbergung — Übernachtungen mit Frühstück in Hotellerie und Parahotellerie.
Wenn du nicht mehrwertsteuerpflichtig bist
Die Steuerpflicht wird obligatorisch ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen. Darunter kannst du nicht steuerpflichtig bleiben (oder dich freiwillig unterstellen). In diesem Fall steht auf deiner Rechnung keine MwSt.: kein Satz, kein Betrag, kein «inkl. MWST».
Dieser Punkt ist wichtig: Wer auf einer Rechnung eine Steuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, kann zu ihrer Zahlung verpflichtet werden (Art. 27 MWSTG). Am einfachsten schreibst du gar nichts, oder «nicht mehrwertsteuerpflichtig», damit der Kunde nicht nachfragt.
Was in der Praxis dazugehört
Das MWSTG legt das steuerliche Minimum fest. Damit du ohne Diskussion bezahlt wirst, enthält eine Schweizer Rechnung auch:
- Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer — das Gesetz schreibt kein Format vor, aber deine Buchhaltung muss jeden Beleg wiederfinden lassen. Eine lückenlose Serie (2026-0001, 2026-0002 …) ist die erwartete Praxis.
- Das Ausstellungsdatum — und, falls abweichend, Datum oder Zeitraum der Leistung.
- Fälligkeit und Zahlungsbedingungen — «zahlbar innert 30 Tagen», «zahlbar bei Erhalt». Ohne Fälligkeit lässt sich ein Verzug schwerer geltend machen.
- Deine IBAN und ein QR-Zahlteil — damit kann der Kunde per Scan bezahlen. Siehe unsere Anleitung zur Schweizer QR-Rechnung.
- Deine vollständige Adresse und die des Kunden — Strasse, Nummer, PLZ, Ort. Die QR-Rechnung verlangt das ohnehin.
- Allenfalls eine Kundennummer und eine Referenz — Nummer der Offerte, des Regierapports, die Schadennummer bei einer Versicherung, oder die Adresse der Baustelle.
Wie lange du deine Rechnungen aufbewahren musst
Geschäftsbücher und Buchungsbelege, darunter ausgestellte und erhaltene Rechnungen, sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn Integrität und Lesbarkeit der Dokumente während der ganzen Dauer gewährleistet bleiben. Ein archiviertes und gesichertes PDF erfüllt das; eine veränderbare oder verlorene Datei nicht.
Offerte, Rechnung, Akontorechnung, Rabatt
Diese Dokumente sehen sich ähnlich, haben aber nicht dieselbe Wirkung:
Die Offerte
Ein Preisvorschlag vor den Arbeiten. Sie hat keinen Zahlteil und wird nicht verbucht. Einmal angenommen, wird sie zur Grundlage der Rechnung, und der Kunde kann den vereinbarten Preis nicht mehr bestreiten.
Die Rechnung
Die Zahlungsaufforderung nach den Arbeiten (oder nach der vereinbarten Etappe). Sie trägt eine Nummer, eine Fälligkeit und den QR-Zahlteil und geht in deine Buchhaltung ein.
Bei einer längeren Baustelle kannst du vor Beginn eine Akontorechnung stellen und danach eine Schlussrechnung, die das Total ausweist, die erhaltene Anzahlung abzieht und den Restbetrag zeigt. Ein Rabatt steht in einer separaten Zeile vor der MwSt., damit der Kunde die Geste sieht und der Steuerbetrag stimmt.
Was JustBillItt für dich ausfüllt
Dein Profil enthält ein für alle Mal deinen Namen, deine Adresse, deine IBAN, deine MwSt.-Nummer und deinen Satz. Jede Rechnung übernimmt sie automatisch, mit einer Nummer, die deiner Serie folgt, dem Tagesdatum, der Fälligkeit nach deiner Zahlungsfrist und dem QR-Zahlteil. Bist du nicht steuerpflichtig, lässt du den Satz auf null: Dann erscheint keine MwSt.
Deine WhatsApp-Nachricht muss also den Rest enthalten: den Namen des Kunden, seine Adresse (mindestens beim ersten Mal, danach ist sie gespeichert), die Leistungen und die Preise. Ein Rabatt oder eine erhaltene Anzahlung steht im selben Satz.
Diese Angaben sind allgemein und ersetzen nicht die Beratung durch ein Treuhandbüro. Für deinen konkreten Fall (Steuerpflicht, Satz, Export) hol dir Rat oder frag bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung nach.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung ohne MwSt.-Nummer gültig?
Ja, wenn du nicht steuerpflichtig bist: Du hast keine MwSt.-Nummer und musst keine angeben. Bist du steuerpflichtig, ist deine UID mit dem Zusatz MWST Pflicht, sonst kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und darf eine korrigierte Rechnung verlangen.
Muss ich meine Rechnungen lückenlos nummerieren?
Kein Schweizer Gesetz schreibt ein Format vor, aber deine Buchhaltung muss vollständig und nachprüfbar sein: Jede Rechnung muss auffindbar sein, und eine Lücke in der Serie verlangt bei einer Kontrolle eine Erklärung. Eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung bleibt die sicherste Praxis. JustBillItt vergibt die Nummern der Reihe nach, ohne Sprung.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, für ausgestellte wie für erhaltene Rechnungen (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres.
Kann ich in Euro fakturieren?
Ja. Die QR-Rechnung akzeptiert CHF und EUR, und nichts verbietet dir, einem Kunden in Euro Rechnung zu stellen. Bist du steuerpflichtig, muss die MwSt. in Franken deklariert werden: Umgerechnet wird zu den von der Eidgenössischen Steuerverwaltung publizierten Kursen.
Was schreibe ich, wenn ich nicht mehrwertsteuerpflichtig bin?
Nichts zur MwSt.: keinen Satz, keinen Betrag, kein «inkl. MWST». Du kannst «nicht mehrwertsteuerpflichtig» ergänzen, damit dein Kunde versteht, warum sie fehlt. In JustBillItt genügt ein MwSt.-Satz von null im Profil.
Ist eine per WhatsApp verschickte PDF-Rechnung gültig?
Ja. Das Schweizer Recht verlangt keine Papierrechnung: Die elektronische Form ist für die Buchhaltung und die MwSt. zugelassen. Entscheidend sind die Integrität des Dokuments (das PDF wird nach der Ausstellung nicht verändert) und die Aufbewahrung während zehn Jahren, bei dir wie bei deinem Kunden.
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So erstellst du eine Schweizer QR-Rechnung — der Zahlteil, den dein Kunde scannt. Der Regierapport — Stunden unterschreiben lassen, bevor du fakturierst. Die WhatsApp-Anleitung — die genauen Nachrichten zum Senden.